Мы разработали платформу упрощенного документооборота «ДОКУМЕНТЫ_СО»

Каждый год количество бойцов Санкт-Петербургского регионального отделения Российских студенческих отрядов растёт. Это увеличивает объём документооборота, который требует оптимизации. Для решения этой проблемы студенческие отряды проводников разработали Платформу для упрощения документооборота – «ДОКУМЕНТЫ_СО».

Ранее все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и увеличивало риск ошибок и утечки персональных данных. Сейчас же обработка документов занимает меньше времени и стала более безопасной.

Основные возможности «ДОКУМЕНТЫ_СО»

Автоматическое считывание личных данных с загруженных сканов документов.
Конвертация отсканированных документов из любого формата в .jpg.
Встроенный редактор сканов документов.
Отслеживание наличия и отсутствия каждого документа у бойца или кандидата.
Проверка качества загруженных сканов с помощью модуля «Ревизор».
Личное «досье» на каждого бойца, содержащее все сведения об участнике: ВЭК, данные по ЛМК, даты трудоустройства, личная информация и т.д.
Формирование пакетов документов для трудоустройства по одному клику.
Создание различных отчетов и выгрузок.

Платформу «ДОКУМЕНТЫ_СО» разработал Дмитрий Часов, заместитель руководителя направления студенческих отрядов проводников. Основные пользователи программы – командные составы студенческих отрядов проводников, в том числе руководитель направления Кристина Яценко. Она поделилась своими впечатлениями:

«Изначально, когда мы собрались, Дима показал очень сырую, но уже приятно удивляющую по своему функционалу программу. Нашей задачей на ту встречу было придумать и максимально объяснить Диме что хотим видеть в программе. Исходя из опыта работы с документами, проанализировав все самые частые ошибки и, ориентируясь на нужды направления, для Димы был составлен список тех функций, которые были нужны при подготовке к сезону.

После релиза каждой новой функции я её тестировала и писала замечания и дополнения, так же в процессе подготовки к сезону находила все новые необходимые функции и писала Диме, что мне нужно.

В целом программа существенно упрощает работу с документами, ту работу, которая раньше занимала 5 часов, сейчас занимает всего полчаса».

Вклад в будущее

Платформа упрощенного документооборота «ДОКУМЕНТЫ_СО» значительно облегчает жизнь студентам и их руководителям отрядов. Она делает документооборот быстрым и безопасным, позволяя сэкономить время и избежать ошибок.

В будущем планируется внедрить эту систему и в другие студенческие отряды города, а затем и в других регионах. Это поможет всем студентам работать с документами проще и эффективнее, внося вклад в цифровое развитие общества.

Редакторы: Ольга, Александр, Дмитрий.